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CORONAVIRUS RETAIL SUPPORT
DURCH DAS STORE LIFECYCLE TOOL
5 aktuelle Praxisbeispiele
unserer Kunden aus gegebenem Anlass
AUS UNTERSCHIEDLICHEN MASSNAHMEN RESULTIERTEN VERSCHIEDENE ANFORDERUNGEN - SCHNELLE UMSETZUNG WAR BEI JEDEM GEFRAGT
Langsam kehren wir zur Normalität zAurück,A und so unerträglich ruhig es für den ein oder anderen gewesen sein mag, so hektisch und von Anspannung geprägt war die Zeit für andere.
Eine Information jagte die nächste, die Publizierung neuer Richtlinien passierte in immer kürzeren Abständen und die Maßnahmen mussten organisiert und umgesetzt werden.
In vielen Ländern ging es zum einen um die Schließung von Geschäften, die nicht systemrelevant waren, zum anderen war der Lebensmittelhandel einer enormen Belastungsprobe im Hinblick auf den Schutz seiner Mitarbeiter, aber auch bezüglich der Umsetzung der Maßnahmen, ausgesetzt.
SCHLIESSUNG
Vorübergehende Schließung und Wiedereröffnung von Filiale
VERSORGUNG
mit neuen Kommunikations- und Verbrauchsmaterialien
KOMMUNIKATION
und Umsetzung der vorgeschriebenen Maßnahmen mit den verantwortlichen Teams am POS
1) VORÜBERGEHENDE SCHLIESSUNG VON FILIALEN
Einen „Closing-Process“ hat beinahe jeder unserer Kunden schon einmal über das Store Lifecycle Tool (SLT) und dem integrierten Prozess Tool umgesetzt – meistens aber für ein FaceLift oder eine Schließung auf Dauer.
Aber was bedeutet es, auf einmal parallel vereinzelte oder alle Filialen zu schließen? Für unbestimmte Zeit? Welche Maß-nahmen müssen umgesetzt werden? Was passiert als erstes, was als letztes? Welche, wenn nicht alle Filialen, werden geschlos-sen? Wie sich parallel auf einen Restart vorbereiten?
Zugegebenermaßen konnten wir zu vielen dieser Fragen nur bedingt bei der finalen fachlichen Beantwortung helfen, aber wir hatten auf alles eine digitale Antwort: Über das SLT wurde nur einmal ein Master „Closing-Process“ mit allen relevanten Schritten und Freigaben implementiert, und anschließend über alle betroffenen
Filialen ausgerollt. So konnten die Verantwortlichen zentral mitverfolgen, ob und warum der Prozess ins Stocken geraten ist und gegebenenfalls eingreifen. Der Auswahlprozess der zu schließenden Filialen konnte durch das SLT zielgerichtet durch Abfragen von unterschiedlichsten Merkmalen unterstützt werden.
2) WIEDERERÖFFNUNG VON FILIALEN
Parallel zur Schließung von Filialen hat man sich unmittelbar mit dem „Opening-Process“ auseinandergesetzt. Mit der Implementierung des Closings wurde an den Anforderungen der Wiedereröffnung gearbeitet.
ENTSPRECHENDE ERFAHRUNGEN KONNTEN UMGEHEND EINGEARBEITET UND ZENTRAL AUSGESTEUERT WERDEN.
Auch hier galt im Wesentlichen: Durch das Aufsetzen eines Masterprozesses war man im ersten Schritt für die Wiedereröffnung gewappnet. Individualisierungen in den Eröffnungen wurden mit beginnender Wiedereröffnung implementiert.
3) VERSORGUNG DER FILIALEN MIT NEUEN KOMMUNIKATIONS- UND VERBRAUCHS-MATERIALIEN
Mit der Kommunikation der Maßnahmen kamen die Anforderungen an die Umsetzung – schnell und effektiv musste es gehen.
HIER SPÜRTEN WIR FOLGENDE 3 HERAUSFORDERUNGEN
a) Der Bedarf und Einkauf von relevanten Verbrauchs- und Schutzmaterialien
Wie hoch ist der Bedarf an Desinfektionsmittelspendern? Wie viele Nachfüllpackungen sollten anfangs geordert werden? Wie viele Masken werden für die Mitarbeiter pro Filiale benötigt? Wie viele Schutzvorrichtungen welcher Art mussten an den Kassen implementiert werden?
Was zunächst komplex schien, konnten einige unserer Kunden doch schnell bewältigen. Durch das Zurückgreifen auf die Stammdaten im SLT (Anzahl Eingänge, Mitarbeiter, Kassen links/rechts, durchschnittlicher Kundendurchlauf, etc. pro Filiale) war schnell geklärt, wie hoch der Bedarf sein wird. Mit diesem Wissen konnte der Einkauf entsprechende Anfragen an Lieferanten aussenden, vergleichen und schlussendlich bestellen.
b) Grafik, Produktion und Aussteuerung der Kommunikationsmittel
Auch die Aussteuerung von Kommunikations-materialien war schnell umgesetzt:
Während Verantwortliche im Marketing die ad-hoc benötigten Materialien über den Grafik Prozess im Kampagnentool mit den zuständigen Agenturen abgestimmt haben wurde über die Software die Auflage errechnet und der individualisierte Bedarf pro Filiale auf Basis der Inventardaten bestimmt.
Das Ergebnis: eine Bestellung pro Filiale über die benötigten Mittel
In einem Fall hat dieser Prozess trotz der besonderen Umstände nur sieben Werktage gedauert – von der Entscheidung für die Produkte über die grafische Abstimmung, Produktion bis hin zum Einlangen an den Tankstellen.
c) Die Nachversorgung mit o.g. Materialien
Und wie nun die Nachversorgung der oben genannten Produkte sicherstellen?
Der im SLT integrierte e-Shop kann das alles abfangen: egal ob Printmaterialien oder Ver-brauchsmaterial, die Artikel wurde eingepflegt und die Filialen können bei Bedarf nach-bestellen.
Aus den „Panikkäufen“ der Verbraucher hatte man gelernt – um den zeitnahen Nachschub für alle Filialen zu gewährleisten, wurden Maximal-bestellmengen hinterlegt.
4) KOMMUNIKATION MIT DEN VERANTWORT-LICHEN TEAMS AM POS
Unsicherheit durch permanente Updates war nicht nur in der Führung und im Innendienst zu spüren – viel mehr waren es noch die verantwortlichen Teams vor Ort, die als letztes Glied in der Kommunikationskette betroffen waren und meist unmittelbar in die Umsetzung am POS gehen mussten.
Wie sollte man erforderliche Maßnahmen schnell und klar kommunizieren? Den Mitarbeitern ein Gefühl von Stabilität zu geben? Erinnerungen an die notwendigen Maßnahmen zu streuen? DANKE zu sagen? Kleine Schulungen/Hilfestellungen zu geben?
Einer unserer Kunde hat dafür unser neu entwickeltes Newsboard genutzt, um all diese Informationen an die Filialen auszusteuern.Die Informationslücke war damit umgehend geschlossen und mit zusätzlichem Bildmaterial und Videos zu den Posts wurden Erklärungen beigesteuert und weitere Hürden beseitigt. Über die Kommentarfunktion der Posts konnten Fragen gestellt werden, die für alle sichtbar beantwortet wurden. Durch die daraus entstandene „Two-way-Communication“ gab es zwei deutliche Benefits: Zeitersparnis und Transparenz.
Auch das Thema Motivation war und ist unserem Kunden sehr wichtig. So wurde über die Einstellung regelmäßiger, kurzer Videos die Nähe zu Mitarbeitern in den Filialen gesucht: um DANKE zu sagen, zu motivieren oder unter Umständen, um auch noch einmal nach zu schärfen.
5) UMSETZUNG DER VORGESCHRIEBENEN MASSNAHMEN VOR ORT UND DAS NOTWENDIGE CONTROLLING
Die Entwicklung und der Einkauf der Materialien waren in Arbeit. Die Kommunikation über das Newsboard eingeleitet. Wie nun das Material ohne Streuverluste zielgerichtet und bedarfsorientiert in die Filialen bringen? Wie die Maßnahmen vor Ort in kurzer Zeit richtig umsetzen? Welche Möglichkeiten gab es, die Umsetzung vor Ort zu kontrollieren, nicht nur über die zuständigen Rayonsleiter?
Zur Aussteuerung der Erstversorgung in den Filialen wurde das Kampagnenplanungstool im SLT verwendet. Unser Kunde, zentral organisiert, hat analog seiner Kampagnenplanung Bestellungen für die Filialen „top-to-down“ ausgelöst.
Das Controlling wurde durch das Verteilen von zwei Aufgaben im Reporting Tool initiiert.Zum einen wurde die Auslieferung der Materialen abgefragt – der Eingang musste durch die Filiale über das SLT bestätigt werden. Andererseits stellte man über die aufgabengestützte Fotodokumentation das Aufstellen der Desinfektionsspender im Eingangsbereich sicher.
Die verantwortlichen Teams im Innendienst konnten so die Auslieferungen an die Filialen tracken und hatten darüber hinaus auch einen aktuellen Wissensstand zur Umsetzung der Maßnahmen vor Ort. Notwendige Hilfe in den Filialen konnte damit fokussiert gesteuert werden.
WAS HABEN UNS DIE VERGANGENEN WOCHEN GEZEIGT?
Reaktionsgeschwindigkeit und Transparenz
Dass unser Store Lifecycle Tool in dieser Zeit eine echte zusätzliche Unterstützung war und ist, und unsere Kunden die sich dem Thema Digitalisierung gestellt, davon umfangreich profitierten haben.
Auch der Wechsel der Mitarbeiter ins Homeoffice hat die Arbeitsprozesse nicht unterbrochen. Im Gegenteil, das SLT hat sie weiterhin gebündelt und zudem jedem in seiner Funktion eine Orientierung in der neuen Situation gegeben.
Sogar länderübergreifend wurde bei einem Sportartikel-händler mit enormer Geschwindigkeit ausgerollt – alles webbasiert über eine Plattform – egal wo die Mitarbeiter saßen.
In diesem Zusammenhang
standen unsere Kunden
vor den unterschiedlichsten Herausforderungen – und wir sind dankbar, dass wir sie dabei mit unserer Technologie unterstützen konnten.
